SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi , Organisasi & Strategi

3.1 ORGANISASI & SISTEM INFORMASI

Pada dasarnya organisasi membutuhkan sistem informasi agar tujuan dan kepentingan organisasi dapat tercapai. Agar sistem informasi dapat berhasil, maka kita harus mengenali organisasi dan berupaya mencari bentuk sistem informasi yang paling sesuai. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem.

Fitur fitur Umum Organisasi
Organisasi adalah birokrasi yang memiliki fitur-fitur “struktural” tertentu. Birokrasi yaitu organisasi formal yang memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja, prosedur, dan aturan abstrak, dan pengambilan keputusan yang bersifat netral yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar kenaikan pangkat karyawan.
Karakteristik struktural semua organisasi :

1.      Pembagian tenaga kerja secara jelas

2.      Hierarki

3.      Prosedur dan aturan yang eksplisit

4.      Keputusan-keputusan yang bersifat netral

5.      Dasar kualifikasi teknis untuk posisi jabatan

6.      Efisiensi organisasi maksimum

Ciri-ciri organisasi
Seluruh organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Organisasi ini merupakan birokrasi dengan pembagian tenaga kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis pada hirarki berwenang di mana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan wewenang terbatas pada tindakan tertentu yang dibatasi oleh peraturan atau prosedur yang abstrak.
• Rutinitas dan proses bisnis
Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan. Aplikasi sistem informasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi. Rutinitas disebut prosedur operasi standar adalah peraturan, prosedur, dan praktik yang jelas yang telah dikembangkan untuk mengatasi seluruh situasi virtual yang diharapkan.

• Politik Organisasi
Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi, terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi besar pada sistem informasi oleh perusahaan yang membawa perubahan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik.

• Budaya Organisasi
Budaya organisasi meliputi seperangkat asumsi ini mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, dimana dan untuk siapa. Umumnya, asumsi budaya ini seluruhnya diambil begitu saja dan jarang diumumkan atau dibicarakan.

• Lingkungan organisasi
Organisasi berada pada lingkungan di mana sumber daya didapatkan dan kepada siapa barang dan jasa dipasok. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungannya.

• Struktur organisasi 
Klasifikasi Mintzberg, menunjukkan 5 jenis dasar struktur organisasi :
- Struktur wirausaha : Perusahaan baru dan kecil pada lingkungan yang cepat berubah.
- Birokrasi mesin : Birokrasi besar pada linkungan yang lambat berubah , memproduksi produk standar.
- Birokrasi dngn divisi : Kombinasi beragam birolrasi mesin, yang memproduksi produk dan jasa berbeda, satu kantor pusat. 
- Birokrasi profesional : organisasi berbasis pengetahuan di mana barang dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan profesional.
- Adhocracy : Organisasi angkatan kerja yang harus menanggapi lingkungan yang cepat berubah.

3.2 BAGAIMANA SISTEM INFORMASI MEMPENGARUHI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN
Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang dibawa TI.

Dampak Ekonomi
Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.

Dampak Organisasi dan Perilaku

a.       Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki

b.      dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen

c.       Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada

d.      pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.

e.       Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan.

Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.

Internet dan Organisasi

Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.

Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :

• Lingkungan dimana organisasi berfungsi
• Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis
• Budaya dan politik organisasi
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
• Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem
• Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya.

3.3 Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

Model Daya Kompetitif PORTER adalah mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan dalam membentuk nasib perusahaan :

1. Pesaing traditional
2. Pemain baru di pasar
3. Produk dan jasa pengganti
4. Pelanggan
5. Pemasok

Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif :

1. Kepemimpinan harga rendah, yaitu untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan
2. Diferensiasi produk, yaitu menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk dan jasa baru
3. Berfokus pada peluang pasar, yaitu untuk memungkinkan strategi fokus pada peluang pasar, spesilisasi
4. Menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok, yaitu untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetian pelanggan dan pemasok.

Menggunakan Sistem untuk Keunggulan Kompetitif : Permasalahan Manajemen
1. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Sisten strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Setiap perusahaan membutuhkan sistem informasi yang bertahan lama dalam bisnis untuk keberhasilan di masa depan.
2. Melakukan Analisis Sistem Strategis

Dengan menggunakan sistem informasi, manajer harus menanyakan hal berikut :

a. Bagaimana struktur industri dimana perusahaan terletak?

b. Bagaimana rantai nilai bisnis, perusahaan, dan industri untuk perusahaan ini?

3. Mengelola Perubahan Strategis

Perubahan ini mempengaruhi elemen sosial maupun elemen teknis organisasi , yang diikuti mengaburnya batasan organisasi, baik eksternal maupun internal.

PERTANYAAN:

   1. Telah disampaikan bahwa tidak ada hal seperti strategi keuntungan yang berkelanjutan. Apakah anda setuju? Mengapa atau mengapa tidak?

Jawab :

Tidak , Karena bisa saja setiap perusahaan pasti akan mengalami kerugian oleh sebab itu saya berpendapat pada setiap perusahaan  terus berinovasi mengembangkan produk unggulan. Sebagai seorang pengusaha pastikan  Anda tidak pernah bosan untuk selalu berkreasi dan berimajinasi menciptakan sebuah inovasi baru. Selain mengembangkan inovasi produk, strategi lain yang bisa Anda gunakan yaitu mengeksplorasi pasar dengan mengoptimalkan produk yang sudah ada.

   2. Telah dikatakan bahwa keuntungan yang terdepan pengecer seperti Dell dan Wal-Mart memiliki lebih dari kompetisi mereka bukanlah teknologi itu manajemen mereka. Apakah Anda setuju? Mengapa dan mengapa tidak?

Jawab :

Tidak, Karena di Strategi Kepemimpinan Biaya dan DiferensiasiWal-Mart sangat yakin bahwa komputer sangat penting untuk mengelola pertumbuhan dan menekan struktur biaya dan juga Wal-Mart membangun jaringan satelit canggih yang menghubungkan point of sales di semua tokonya dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi sangat berperan penting dalam menjalankan suatu perusahaan.

    3.  Apakah ada masalah yang harus dipertimbangkan dalam menentukan apakah Internet akan memberikan bisnis Anda dengan keunggulan kompetitif?

Jawab :

Karena, Dengan berkembangnya teknologi Internet maka munculah banyak data base yang menjual berbagai informasi bisnis maupun non-bisnis. Data base ini dikelola oleh sejumlah perusahaan jasa yang menyediakan informasi dan data untuk kepentingan bisinis maupun non-bisnis. Tujuannya ialah untuk memudahkan perusahaan, peneliti dan pengguna lainnya dalam mencari data.Pencarian secara online memberikan banyak keuntungan bagi peneliti, diantaranya ialah: a) hemat waktu: karena kita dapat melakukan hanya dengan duduk didepan komputer, b) ketuntasan: melalui media Internet dan portal tertentu kita dapat mengakses secara tuntas informasi yang tersedia kapan saja tanpa dibatasi waktu, c) Kesesuaian: peneliti dapat mencari sumber-sumber data dan informasi yang sesuai dengan mudah dan cepat, d)hemat biaya: dengan menghemat waktu dan cepat dalam memperoleh  informasi yang sesuai berarti kita banyak menghemat biaya.