Sistem Informasi , Organisasi & Strategi
3.1 ORGANISASI & SISTEM INFORMASI
Pada dasarnya
organisasi membutuhkan sistem informasi agar tujuan dan kepentingan organisasi
dapat tercapai. Agar sistem informasi dapat berhasil, maka kita harus mengenali
organisasi dan berupaya mencari bentuk sistem informasi yang paling sesuai. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi
melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer
membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi
informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan
mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam
pembuatan sistem.
Fitur fitur Umum Organisasi
Organisasi adalah birokrasi yang memiliki fitur-fitur “struktural” tertentu. Birokrasi yaitu organisasi formal yang memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja, prosedur, dan aturan abstrak, dan pengambilan keputusan yang bersifat netral yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar kenaikan pangkat karyawan.
Karakteristik struktural semua organisasi :
Organisasi adalah birokrasi yang memiliki fitur-fitur “struktural” tertentu. Birokrasi yaitu organisasi formal yang memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja, prosedur, dan aturan abstrak, dan pengambilan keputusan yang bersifat netral yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar kenaikan pangkat karyawan.
Karakteristik struktural semua organisasi :
1. Pembagian tenaga kerja
secara jelas
2. Hierarki
3. Prosedur dan aturan yang
eksplisit
4. Keputusan-keputusan yang
bersifat netral
5. Dasar kualifikasi teknis
untuk posisi jabatan
6. Efisiensi organisasi
maksimum
Ciri-ciri organisasi
Seluruh organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Organisasi ini merupakan birokrasi dengan pembagian tenaga kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis pada hirarki berwenang di mana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan wewenang terbatas pada tindakan tertentu yang dibatasi oleh peraturan atau prosedur yang abstrak.
• Rutinitas dan proses bisnis
Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan. Aplikasi sistem informasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi. Rutinitas disebut prosedur operasi standar adalah peraturan, prosedur, dan praktik yang jelas yang telah dikembangkan untuk mengatasi seluruh situasi virtual yang diharapkan.
• Politik Organisasi
Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi, terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi besar pada sistem informasi oleh perusahaan yang membawa perubahan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik.
• Budaya Organisasi
Budaya organisasi meliputi seperangkat asumsi ini mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, dimana dan untuk siapa. Umumnya, asumsi budaya ini seluruhnya diambil begitu saja dan jarang diumumkan atau dibicarakan.
• Lingkungan organisasi
Organisasi berada pada lingkungan di mana sumber daya didapatkan dan kepada siapa barang dan jasa dipasok. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungannya.
• Struktur organisasi
Klasifikasi Mintzberg, menunjukkan 5 jenis dasar struktur organisasi :
- Struktur wirausaha : Perusahaan baru dan kecil pada lingkungan yang cepat berubah.
- Birokrasi mesin : Birokrasi besar pada linkungan yang lambat berubah , memproduksi produk standar.
- Birokrasi dngn divisi : Kombinasi beragam birolrasi mesin, yang memproduksi produk dan jasa berbeda, satu kantor pusat.
- Birokrasi profesional : organisasi berbasis pengetahuan di mana barang dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan profesional.
- Adhocracy : Organisasi angkatan kerja yang harus menanggapi lingkungan yang cepat berubah.
Seluruh organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Organisasi ini merupakan birokrasi dengan pembagian tenaga kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis pada hirarki berwenang di mana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan wewenang terbatas pada tindakan tertentu yang dibatasi oleh peraturan atau prosedur yang abstrak.
• Rutinitas dan proses bisnis
Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan. Aplikasi sistem informasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi. Rutinitas disebut prosedur operasi standar adalah peraturan, prosedur, dan praktik yang jelas yang telah dikembangkan untuk mengatasi seluruh situasi virtual yang diharapkan.
• Politik Organisasi
Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi, terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi besar pada sistem informasi oleh perusahaan yang membawa perubahan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik.
• Budaya Organisasi
Budaya organisasi meliputi seperangkat asumsi ini mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, dimana dan untuk siapa. Umumnya, asumsi budaya ini seluruhnya diambil begitu saja dan jarang diumumkan atau dibicarakan.
• Lingkungan organisasi
Organisasi berada pada lingkungan di mana sumber daya didapatkan dan kepada siapa barang dan jasa dipasok. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungannya.
• Struktur organisasi
Klasifikasi Mintzberg, menunjukkan 5 jenis dasar struktur organisasi :
- Struktur wirausaha : Perusahaan baru dan kecil pada lingkungan yang cepat berubah.
- Birokrasi mesin : Birokrasi besar pada linkungan yang lambat berubah , memproduksi produk standar.
- Birokrasi dngn divisi : Kombinasi beragam birolrasi mesin, yang memproduksi produk dan jasa berbeda, satu kantor pusat.
- Birokrasi profesional : organisasi berbasis pengetahuan di mana barang dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan profesional.
- Adhocracy : Organisasi angkatan kerja yang harus menanggapi lingkungan yang cepat berubah.
3.2 BAGAIMANA SISTEM INFORMASI
MEMPENGARUHI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN
Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang dibawa TI.
Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang dibawa TI.
Dampak Ekonomi
Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.
Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.
Dampak
Organisasi dan Perilaku
a.
Teknologi Informasi atau TI
meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki
b.
dengan memperluas distribusi informasi
untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan
efisiensi manajemen
c.
Organisasi pascaindustri, yaitu
wewenang semakin bergantung kepada
d.
pengetahuan dan kompetensi, dan
tidak hanya pada posisi formal.
e.
Memahami penolakan organisasi
terhadap perubahan.
Terdapat beberapa cara untuk
memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa
perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara
bersamaan.
Internet
dan Organisasi
Internet meningkatkan aksesibiltas,
penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan
untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan
organisasi.
Implikasi
Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi
Faktor organisasi utama yang harus
dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :
- Lingkungan dimana organisasi berfungsi
- Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi,
rutinitas, proses bisnis
- Budaya dan politik organisasi
- Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
- Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem
dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem
- Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem
info dirancang untuk membantunya.
3.3 Menggunakan Sistem Informasi
Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Model Daya Kompetitif PORTER adalah
mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan dalam membentuk nasib perusahaan :
- Pesaing traditional
- Pemain baru di pasar
- Produk dan jasa pengganti
- Pelanggan
- Pemasok
Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan
dengan Daya Kompetitif :
- Kepemimpinan harga rendah, yaitu untuk membuat produk
dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan
kualitas dan pelayanan
- Diferensiasi produk, yaitu menggunakan sistem informasi
untuk membedakan produk dan jasa baru
- Berfokus pada peluang pasar, yaitu untuk memungkinkan
strategi fokus pada peluang pasar, spesilisasi
- Menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok, yaitu untuk
mengembangkan hubungan kuat dan kesetian pelanggan dan pemasok.
1. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Sisten strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Setiap perusahaan membutuhkan sistem informasi yang bertahan lama dalam bisnis untuk keberhasilan di masa depan.
2. Melakukan Analisis Sistem Strategis
Dengan menggunakan sistem
informasi, manajer harus menanyakan hal berikut :
a. Bagaimana struktur industri
dimana perusahaan terletak?
b. Bagaimana rantai nilai bisnis,
perusahaan, dan industri untuk perusahaan ini?
3. Mengelola Perubahan Strategis
Perubahan ini mempengaruhi elemen
sosial maupun elemen teknis organisasi , yang diikuti mengaburnya batasan
organisasi, baik eksternal maupun internal.
PERTANYAAN:
1. Telah disampaikan bahwa tidak ada hal seperti strategi
keuntungan yang berkelanjutan. Apakah anda setuju? Mengapa atau mengapa tidak?
Jawab :
Tidak ,
Karena bisa saja setiap perusahaan pasti akan mengalami kerugian oleh sebab itu
saya berpendapat pada setiap perusahaan terus
berinovasi mengembangkan produk unggulan. Sebagai seorang pengusaha
pastikan Anda tidak pernah bosan untuk
selalu berkreasi dan berimajinasi menciptakan sebuah inovasi baru. Selain mengembangkan
inovasi produk, strategi lain yang bisa Anda gunakan yaitu mengeksplorasi pasar
dengan mengoptimalkan produk yang sudah ada.
2. Telah
dikatakan bahwa keuntungan yang terdepan pengecer seperti Dell dan Wal-Mart
memiliki lebih dari kompetisi mereka bukanlah teknologi itu manajemen mereka.
Apakah Anda setuju? Mengapa dan mengapa tidak?
Jawab :
Tidak, Karena di Strategi
Kepemimpinan Biaya dan DiferensiasiWal-Mart sangat yakin bahwa komputer sangat
penting untuk mengelola pertumbuhan dan menekan struktur biaya dan juga
Wal-Mart membangun jaringan satelit canggih yang menghubungkan point of sales
di semua tokonya dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi
sangat berperan penting dalam menjalankan suatu perusahaan.
3. Apakah ada masalah yang harus
dipertimbangkan dalam menentukan apakah Internet akan memberikan bisnis Anda
dengan keunggulan kompetitif?
Jawab
:
Karena,
Dengan berkembangnya teknologi Internet maka munculah banyak data base yang
menjual berbagai informasi bisnis maupun non-bisnis. Data base ini dikelola
oleh sejumlah perusahaan jasa yang menyediakan informasi dan data untuk
kepentingan bisinis maupun non-bisnis. Tujuannya ialah untuk memudahkan
perusahaan, peneliti dan pengguna lainnya dalam mencari data.Pencarian secara online
memberikan banyak keuntungan bagi peneliti, diantaranya ialah: a) hemat waktu:
karena kita dapat melakukan hanya dengan duduk didepan komputer, b) ketuntasan:
melalui media Internet dan portal tertentu kita dapat mengakses secara tuntas
informasi yang tersedia kapan saja tanpa dibatasi waktu, c) Kesesuaian:
peneliti dapat mencari sumber-sumber data dan informasi yang sesuai dengan
mudah dan cepat, d)hemat biaya: dengan menghemat waktu dan cepat dalam
memperoleh informasi yang sesuai berarti kita banyak menghemat biaya.